365天實用商務口語 第21期:安排會議
Everything is ready for the meeting.
會議的一切都準備好了。
I'd like you to chair the meeting.我想讓您主持會議。
I have a PowerPoint presentation on my laptop.
在我手提電腦裏有一份PowerPoint演示文件。
I've adjusted the projector.我已經調節好投影儀了。
Do I need to take the minutes?我要做會議記錄嗎？
Shall we translate those materials for the foreign participants?我們是否應爲外國來的參會者翻譯那些會議資料？
Will Mr. Black have the floor on the main item of the agenda?布萊克先生是否會就議事日程上的主要議題發言？
I'll send the notification of the meeting by mail.我將郵寄召開會議的正式通知。
l'd like to call the meeting to order.我宣佈會議開始。
Arranging A Meeting
安排會議
Is the room ready for the meeting. Liz?
莉茲，會議室準備好了嗎？
Yes, I've put the minute book and some spare copies of the agenda on the table.準備好了。我已經把會議記錄本和一些備用的議程表放在會議桌上了。
And paper and pencils have been laid by their name cards on the conference table for each attendant.還有，紙和鉛筆也都爲每位與會者放在會議桌上的姓名牌旁邊了。
Thank you. How about the microphone and speakers?謝謝你。話筒和擴音器都準備好了嗎？
They're ready for the meeting.都準備好了。
Good. I've come to tell you that you'll have to take the minutes this afternoon.好的。我過來是要告訴你今天下午你得做會議記錄。
Should I write down every word that everyone says?我要把每個人的每句話都記錄下來嗎？
No, you needn't. That's very difficult and hardly ever necessary. You just make a note of the topics that are discussed and the result of the discussion.不，不用。那太難了，也沒有必要。你只要把討論的題目和結果記下來就行。
And should I type out the minutes from the notes?我要把筆記中的會議記錄打出來嗎？
Yes, of course.要，那是當然的。
[qh]1.“minute book”表示“會議記錄本”，“minute”在此意爲“記錄，筆記”，複數形式“minutes”意爲“會議記錄”，“take the minutes”表示“做會議記錄”，例如：Will you take the minutes?（你要做會議記錄嗎？）[qh]
2.“hardly”的意思是“幾乎不”，表示否定含義，與“ever”連用表示“很少”，例如：He hardly ever goes to bed before midnight.（他很少在午夜以前就寢。）[qh]
3.“make a note of sth.”的意思是“把…記下來（以備提醒或查詢）”，例如：I made a note of her address and phone number.（我把她的地址和電話號碼都記了下來。）[qh]
4.“type(out)sth.”的意思是“（用打字機）把…打出來”，例如：This report will need to be typed(out)again.（這篇報告需要再打一遍。）[qh]
文化洗禮[qh]
會議安排體現祕書級別[qh]
安排會議看似是一項簡單的工作，但是想要做好卻並非易事。以一次會議安排爲例，下面是一至九段祕書的不同做法。大家可以看一看自己的工作屬於哪一級別。[qh]
一段祕書的做法：發通知——利用電話、電子郵件、內部短信等通訊手段或在黑板、布告欄上發佈會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。[qh]
二段祕書的做法：抓落實——發通知後，再次與參會人員溝通確認，確保每個人被及時通知到。[qh]
三段祕書的做法：重檢查在會前30分鐘提醒與會者參會，確定是否有變動，對臨時不能參加會議的人，立即彙報給上司，保證上司在會前知悉缺席情況，也給上司確定缺席人員是否必須參加會議留下時間。[qh]
四段祕書的做法：勤準備——測試可能用到的投影、電腦等設備是否工作正常。並在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。[qh]
五段祕書的做法：細準備——提前瞭解會議的性質、議題等，然後給與會者發放與此相關的資料，供他們參考。[qh]
六段祕書的做法：做記錄——在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做個錄音備份）。[qh]
七段祕書的做法：發記錄——會後整理好會議記錄（錄音）給上司。然後請示上司是否發給參加會議的人員或者其他人員。[qh]
八段祕書的做法：定責任 將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄。交給上司與當事人一人一份。定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時彙報給上司。[qh]
九段祕書的做法：做流程——把上述過程做成標準的“會議流得”，讓任何一個祕書都可以根據這個流程，把安排會議的工作做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務體系。[qh]
